প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ৫টি প্রক্রিয়া। পর্ব ৪

banner-crop

প্রকল্প ব্যবস্থাপক থেকে স্বপ্ন ব্যবস্থাপক, পর্ব ৪। আলোচ্য বিষয়, প্রকল্প ব্যবস্থাপনার পাঁচটি প্রক্রিয়া নিয়ে সহজ কিছু কথা। উন্নয়ন প্রকল্পে ‘বেইসলাইন’ বলে একটি বিষয় থাকে। বেইসলাইন হলো যেখান থেকে প্রকল্পের অগ্রগতি হিসেব করা যায়। পর্বতারোহীরা একেকটি ‘বেইস’ অতিক্রম করে পর্বতশৃঙ্গের দিকে এগিয়ে যায়।  একেকটি ‘বেইস’ থেকে পরিমাপ করা যায় কতটুকু উচ্চতায় আরোহীরা ওঠতে পেরেছে।  অতএব বেইসলাইনকে ‘প্রকল্প শুরুর পূর্বের  অবস্থা’ হিসেবে বিবেচনা করা যায়। বেইসলাইন সঠিক এবং গ্রহণযোগ্য হতে হয়, কারণ এর ওপর ভিত্তি করে প্রকল্পের প্রয়োজনীয়তা বিবেচিত হয়। এটি প্রকল্পের প্রাথমিক পরিধি নির্ণয় করার জন্য যেমন গুরুত্বপূর্ণ, তেমনি প্রকল্পের সফলতা প্রমাণ করার জন্যও অত্যাবশ্যক। কিন্তু বেইসলাইনের পাশাপাশি একটি প্রকল্পে কী কী কাজ কীভাবে করতে হয়, সেসম্পর্কে পরিচ্ছন্ন দিকনির্দেশনা না থাকলে, শুদ্ধ বেইসলাইন থাকলেও প্রকল্পটি বাস্তবায়ন হবে না। এপর্বে প্রকল্পের বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া এবং উন্নয়ন প্রকল্পের কিছু বৈশিষ্ট্য নিয়ে আলোচনা করা হবে।

প্রকল্পের প্রক্রিয়া নিয়ে আলোচনা করতে হলে এবিষয়গুলো সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা থাকা জরুরি:

  • প্রকল্পের শুরু কোথা থেকে হয়? কোন্ অবস্থায় গেলে বলা যায়, প্রকল্পটি শুরু হলো?
  • প্রকল্পের শেষ কোথায়? কোন্ অবস্থানে পৌঁছালে বলা যায়, প্রকল্পটি শেষ হলো?
  • উন্নয়ন প্রকল্পে কী কী বিষয় থাকতে হয়?
  • সাধারণত প্রকল্পে কী কী প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়?

 

 

▶ ইউরোপিয়ান ইউনিয়ন কর্তৃক গৃহীত প্রকল্পের সংজ্ঞা ও প্রকল্প ব্যবস্থাপনা চক্র

ইউরোপিয়ান কমিশন (ইইউ’র উদ্যোগ) উন্নয়ন প্রকল্পের সংখ্যা দিয়েছে এভাবে: প্রকল্প হলো কতগুলো ধারাবাহিক কর্মকাণ্ডের সমষ্টি যার উদ্দেশ্য হলো নির্দিষ্ট মেয়াদে এবং নির্দিষ্ট খরচে কিছু সুনির্দিষ্ট লক্ষ্যের বাস্তবায়ন।

তাদের মতে প্রকল্পের থাকতে হবে কয়েকটি বৈশিষ্ট্য:

>সুনির্দিষ্ট অংশীজন/স্টেইকহোল্ডার, বা প্রকল্পের সাথে জড়িত বিভিন্ন পক্ষসমূহ। তারা প্রকল্প বাস্তবায়নে প্রত্যক্ষ/পরোক্ষভাবে এবং ইতিবাচক/নেতিবাচকভাবে প্রভাব বিস্তার করে।

কাজের সমন্বয়, কাজের ব্যবস্থাপনা এবং আর্থিক বিষয়াদির সুস্পষ্ট বর্ণনা।

>একটি তত্ত্বাবধান এবং মূল্যায়ন ব্যবস্থা, যার মাধ্যমে প্রকল্পের অগ্রগতি নিশ্চিত হবে।

>আর্থিক এবং অর্থনৈতিক বিশ্লেষণ, যাতে মনে হবে যে আর্থিক খরচের চেয়েও প্রকল্পের উপকারিতা অধিক।

 

pcm_ec1

ইউরোপিয়ান কমিশন প্রকল্প ব্যবস্থাপনার জন্য ‘প্রকল্প ব্যবস্থাপনা চক্র’ নামে কিছু পারম্পরিক কার্যাবলীকে তুলে ধরেছে, যা উন্নয়ন প্রকল্পের জন্য আদর্শ। এই চক্র মানে হলো ‘একটির পর আরেকটি’ কাজের বিন্যাস। একটির ‘আগে’ আরেকটি করা চলবে না।

১.  কর্মসূচি/প্রোগ্রাম:  কোন দেশের উন্নয়নের জন্য ইউরোপিয়ান কমিশনের কৌশলগত অবস্থান। এপর্বে পৃষ্ঠপোষক/দাতা কোন্ দিকে অগ্রাধিকার দিচ্ছে সেটি বাস্তবায়নের নিরীখে বিবেচিত হয়। কর্মসূচি হলো প্রকল্পের বৃহৎ রূপ।

২.  প্রকল্প চিহ্নিতকরণ: প্রকল্প গ্রহণের উদ্দেশ্য ও প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করে নির্দিষ্ট উন্নয়ন কর্মকাণ্ডের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

৩.  প্রকল্প পরিকল্পনা:  কাজ ও আর্থিক বিষয়গুলো উদ্দেশ্যের সাথে সমন্বয় রেখে বিস্তারিতভাবে লেখা হয়। এপর্যায়ে আর্থিক সহযোগিতা নিশ্চিত হয়।

৪.  বাস্তবায়ন:  উদ্দেশ্যের সাথে সমন্বয় রেখে প্রকল্পের সুনির্দিষ্ট কর্মকাণ্ডের বাস্তবায়ন ও তত্ত্বাবধান করা হয়।

৫.  মূল্যায়ন:  প্রকল্পের অর্জনকে নির্দিষ্ট মাপকাঠিতে পরিমাপ করা হয় এবং অর্জিত অভিজ্ঞতা নথিভুক্ত করা হয়।

 

▶ ব্যবস্থাপনা চক্র এবং ব্যবস্থাপনা ‘প্রক্রিয়া’ এক নয়

ইউরোপিয়ান কমিশনের প্রকল্প ব্যবস্থাপনা চক্রে প্রকল্প বাস্তবায়নের জন্য বিভিন্ন কর্মকাণ্ডের স্তর বিন্যাস করা হয়েছে। তাদের প্রকল্প ব্যবস্থাপনা চক্রে প্রকল্পের পরিকল্পনা ও বাস্তবায়নের অত্যাবশ্যক বিষয়গুলো ওঠে এসেছে।  তাতে ‘প্রকল্প ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়াগুলো’ আলোচনা সহজ হবে।

একটি প্রকল্প শুরু হয় সুনির্দিষ্ট কিছু উদ্দেশ্য ও সীমিত মেয়াদ নিয়ে। এর সাথে থাকে সুনির্দিষ্ট কিছু পক্ষ। প্রকল্পের কার্যাবলীতে অপ্রাসঙ্গিক কোন বিষয় বা কাজ থাকা মানেই হলো, প্রাসঙ্গিক এবং দরকারি কাজের অনুপস্থিতি। অনির্দিষ্ট ব্যক্তিবর্গকে নিয়ে ব্যস্ত থাকার মানেই হলো, সুনির্দিষ্ট ব্যক্তিবর্গকে সময় দিতে না পারা। প্রকল্পকে সফল সমাপ্তির দিকে পরিচালনা দিতে হলে দরকার কিছু সুনির্দিষ্ট দক্ষতা, জ্ঞান ও বিশ্লেষণী ক্ষমতা। পেশাদারী রীতিতে প্রকল্পের কর্মকাণ্ডকে পরিচালনা দিয়ে একে বাস্তবায়ন করে সমাপ্তির দিকে নিয়ে আসার জন্য প্রয়োজন কিছু সুনির্দিষ্ট প্রক্রিয়া। এই লেখায় সেই সার্বজনীন প্রক্রিয়াগুলোকে পরিচিত করানো হবে।

 

▶ প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ৫টি প্রক্রিয়া

একটি প্রকল্পের চিন্তা সংশ্লিষ্টদের মাথায় আসার সাথে সাথেই বলা যায়, প্রকল্পের ‘আরম্ভের শুরু’। তাই ‘আরম্ভকে’ প্রকল্প পরিকল্পনায় একটি পর্যায় বা প্রক্রিয়া হিসেবে বিবেচনা করা হয়। এপর্যায়ে যত তথ্য-উপাত্ত সংগৃহীত হবে, এসবই প্রকল্পের ‘পরিকল্পনার’ জন্য আবশ্যক।  ফলে ‘পরিকল্পনাকে’ প্রকল্পের দ্বিতীয় পর্যায় হিসেবে বিবেচনা করা হয়। পরিকল্পনার পর স্বাভাবিকভাবেই চলে আসে ‘বাস্তবায়নের’ কথা। বাস্তবায়ন প্রক্রিয়ার সাথে ‘তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ’ ওতপ্রোতভাবে জড়িত।  সঠিকভাবে তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ করার ফলশ্রুতিতে আসে একটি প্রকল্পের সফল ‘সমাপ্তি’।

সাধারণভাবে ৫টি প্রক্রিয়ার মধ্যে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সীমাবদ্ধ: ১) আরম্ভ ২) পরিকল্পনা্ ৩) বাস্তবায়ন ৪) তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ এবং ৫) সমাপ্তি। একটি প্রকল্পকে আরম্ভ থেকে সমাপ্তি পর্যন্ত নিয়ে যাবার পথে প্রক্রিয়াগুলো ‘পাশাপাশি’ কাজ করে।

পাঁচটি প্রক্রিয়া স্বাধীন, অর্থাৎ প্রকল্পের সফলতার জন্য আলাদভাবে প্রতিটি প্রক্রিয়ার সমাপ্তি হওয়া প্রয়োজন। তবে স্বাধীন হলেও প্রক্রিয়াগুলো পৌনপুনিক এবং পরস্পর সম্পর্কযুক্ত। একটি আরেকটির সাথে জড়িত। আরম্ভ না হলে পরিকল্পনা বা বাস্তবায়নের চিন্তা করা যায় না। তেমনিভাবে তত্ত্বাবধান না করলে প্রকল্পের কাজগুলো সঠিকভাবে নির্ধারিত সময়ে শেষ হবে না। ফলে প্রকল্পটি ‘সমাপ্তির’ দিকে যেতে পারবে না।

‘পৌনপুনিক’ বলতে বুঝানো হচ্ছে যে, একটি প্রকল্প বাস্তবায়নের প্রতিটি পর্যায়ে ‘আরম্ভ পরিকল্পনা বাস্তবায়ন তত্ত্বাবধান এবং সমাপ্তি’ থাকতে হয়। নতুবা কাজগুলো প্রকল্পের শর্ত পূরণ করে শেষ হতে পারবে না। যেমন: পরিকল্পনার সাথে বাস্তবায়ন এবং বাস্তবায়নের পরিকল্পনার বিষয়গুলো পৌনপুনিক। বাস্তবায়ন করতে গিয়ে পরিস্থিতি বিবেচনায় কোন পরিবর্তন বা পরিবর্ধন করতে চাইলে, পরিকল্পনায় সংশোধন আনতে হবে। তবে এসব পরিবর্তনের জন্য সুনির্দিষ্ট যুক্তি এবং প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়। কারও খামখেয়ালিমতো কোন প্রতিষ্ঠিত পরিকল্পনায় পরিবর্তন আনা যায় না।

 

processgroup-best

 

১) আরম্ভ:

  • প্রকল্পের প্রাথমিক পরিধি/সীমানা/কার্যাবলী নির্ধারণ
  • আর্থিক উৎস নির্ধারণ
  • প্রকল্পের পৃষ্ঠপোষক ও কর্মীসহ সংশ্লিষ্ট অংশীজনকে চিহ্নিতকরণ
  • তথ্য সংগ্রহ

 

২) পরিকল্পনা:

  • প্রকল্পের লক্ষ্য কাজ ও খরচের সীমানা নির্ধারণ
  • পৃষ্ঠপোষক প্রতিষ্টানের সাথে কৌশল ও পদ্ধতিগত সম্পর্ক সুস্পষ্ট করা
  • পরিকল্পনা বিষয়ক কাগজপত্র: যেমন, প্রকল্প প্রস্তাবনা বা প্রকল্প ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা

 

৩) বাস্তবায়ন:

  • কর্মী ও উপকরণের ব্যবস্থাপনা
  • পৃষ্ঠপোষক ও সংশ্লিষ্ঠ ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানের প্রত্যাশা মোতাবেক কাজের অগ্রগতি
  • পরিকল্পনা মোতাবেক কাজের বাস্তবায়ন ও সম্ভাব্য সমন্বয় সাধন

 

৪) তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ:

  • পরিকল্পনার সাথে অগ্রগতির তদারকি
  • বর্তমান সমস্যার সমাধান এবং ভবিষ্যত প্রতিবন্ধকতার পূর্বাভাস প্রদান
  • সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর (প্রকল্পের মালিক, দাতা, সুবিধাভোগী, ক্রেতা) মধ্যে সমন্বয় সাধন

 

৫) সমাপ্তি:

  • কাজ ও চুক্তির সমাপ্তি নিশ্চিতকরণ
  • কাজের মূল্যায়ন ও অনুমোদন: শেষ না হলেও ‘শেষ’ বলে বিবেচনা করতে হতে পারে
  • তথ্য ও ফলাফল (প্রতিবেদন, অভিজ্ঞতার বিবরণ) সংগ্রহ করা
  • সমাপনী আনুষ্ঠানিকতাগুলো পরিকল্পনামতো শেষ করা

 

প্রকল্পের পাঁচটি অত্যাবশ্যক প্রক্রিয়া সম্পর্কে ‘প্রাথমিক ধারণা’ দেবার জন্য যথাসাধ্য সংক্ষেপ করা হলো। প্রাসঙ্গিক আলোচনার সময় আরও দৃষ্টান্ত এবং বিস্তৃত আলোচনা করা হবে।

 


Sources consulted:

1. European Commission, EuropeAid Cooperation Office (2004) Aid Delivery Delivery Methods: Project Cycle Management Guidelines. Brussels, Belgium.

2. Institute, P.M. and Project, M.I. (2013) A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). Fifth Edition. United States: Project Management Institute.

Advertisements

5 comments

  1. পিংব্যাকঃ প্রজেক্ট ম্যানেজার: পেশাদারিত্ব কোথা থেকে আসে? প্রকল্পের পক্ষ/বিপক্ষ কারা? | আওয়াজ দিয়ে যাই…
  2. পিংব্যাকঃ ১৩ টি উপায়ে প্রকল্প ব্যবস্থাপনাকে নিয়ে আসুন হাতের মুঠোয়! | আওয়াজ দিয়ে যাই…
  3. পিংব্যাকঃ এ দুই রকমের ম্যানেজার থেকে সাবধান থাকুন… | আওয়াজ দিয়ে যাই…
  4. পিংব্যাকঃ প্রজেক্ট ম্যানেজার: পেশাদারিত্বের ৭টি বিষয় | আওয়াজ দিয়ে যাই…
  5. পিংব্যাকঃ ম্যানেজার হিসেবে আপনি কতটুকু দক্ষ? | আওয়াজ দিয়ে যাই…

মন্তব্য করুন

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / পরিবর্তন )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / পরিবর্তন )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / পরিবর্তন )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / পরিবর্তন )

Connecting to %s